Neben der Sponsoren-Sucher, der Erstellung der Maturazeitung und der Koordination der Mitschülerinnen für die Einlagen am Ball is wohl die Website ganz unten auf euer To-Do Liste. Wenn es sich ausgeht: Cool. Wenn nicht: Macht ja nichts. Und für gewöhnlich wäre auch nichts falsch daran. Dennoch: Warum speziell dieses Jahr in der Ballsaison 2021/22 die Webseite zum wahren Lebensretter werden kann, verraten wir euch in diesem Blogpost.

Änderungen der Bestimmungen für Veranstaltungen wegen Covid-19

Wir wollen euch den Hauptgrund dafür, warum wir eine Webseite für den Maturaball vor allem dieses Jahr empfehlen nicht vorenthalten. Wie ihr wisst ist natürlich die globale Corona-Pandemie ein riesiger Faktor in der Ballplanung dieses Jahr. Jede Woche - und teils sogar täglich - ändern sich die gesetzlichen Bestimmungen für Veranstaltungen und das hat zur Folge das die Planung um ein vielfaches komplizierter wird.

Hier kann euch der NEWS-Bereich eurer Webseite unterstützen. Fragen, die euch häufig erreichen können beantwortet und hier öffentlich zugänglich gemacht werden. So können Interessierte zuerst die Webseite besuchen bevor sie euch mit Fragen bombardieren.

Ihr könnt auch mögliche Fragen der Besucher oder Sponsoren antizipieren und diese bereits in Form von Blogposts oder Updates auf der Seite einbetten. So wissen alle Interessierten immer um den derzeitigen Status der Veranstaltung Bescheid.

Wenn sich also Richtlinien ändern und zum Beispiel nun Sitzplätze zugewiesen werden müssen, kann dies auch ganz einfach über die Webseite kommuniziert und organisiert werden.

Zusätzliche Anreize für Sponsoren

Noch eine Woche bis zum Ball. Die Dienstleister sind gebucht, die Einlagen sind sog gut wie fertig und die Deko steht bereit. Doch plötzlich kommt es zu einem Corona-Cluster im Nachbarort und Veranstaltungen werden untersagt. Ihr habt vielleicht schon davon gehört, dass Veranstaltungen - und darunter auch Bälle - kurzfristig vor allem vor dem ersten Lockdown abgesagt werden mussten.

Dies ist natürlich unglaublich schade für alle Maturant, denn diese stehen jetzt vor einigen Problemen. Zum Beispiel, fragen sich die SponsorInnen nun: Bekommen wir eigentlich unser Geld zurück? Und falls ja, womit werden dann die bereits entstandenen Kosten gedeckt?

Auch hier kann eine Webseite Abhilfe schaffen. Baut in eure Sponsoringpakete unbedingt immer Leistungen ein, die sowohl am Ballabend erbracht werden können, als auch Leistungen, die unabhängig von dem Event sind. Auf der Ballwebseite könnt ihr beispielsweise die Logos der Sponsoren teilen oder auch kurze Artikel zu den Unternehmen verfassen.

So bekommen eure Unterstützer trotz Ausfall des Balls eine Mehrwert von euch und ihr müsst euch keine Sorgen machen, dass ihr im Fall der Fälle finanzielle Unterstützung zurück überweisen müsst.

Registrierung von Besucher über die Ball-Webseite

Dies ist mit der größte Faktor, warum sich eine Webseite für die Veranstaltung auf jeden Fall lohnt. Für gewöhnlich müssen Securities beim Einlass die Karten und das Alter der Gäste überprüfen und dann entsprechend Armbänder ausgeben. Nun kommt aber ein weiterer Faktor hinzu, der die Aufgaben der Sicherheitsfirmen weiter erschwert und den Einlass verlangsamt: Die Kontrolle der Corona-Tests bzw. Impfpasses.

Aufgrund der 3G-Regel (getestet, geimpft, genesen) müssen nun Antigen/ PCR-Tests erfasst werden bzw. der grüne Pass kontrolliert werden. Da diese Formulare auch auf das Datum überprüft werden müssen und auf ihre Validität, da ansonsten wiederum hohe Strafen für den Veranstalter drohen, beansprucht diese Überprüfung einiges an Zeit.

Angenommen eine feste Sitzplatzzuweisung ist außerdem Pflicht kann sich der Prozess noch einmal ausdehnen. Um langes Anstellen zu verhindern empfehlen daher besonders dieses Jahr eine Registrierung via Webseite vorab. Dort sollten Test hochgeladen werden können und so vorab überprüft werden. Dann muss am Eingang nur noch der Name mit der Registrierung abgestimmt werden und ruckzuck ist der Einlass erledigt.

Zusätzlich können dann QR-Codes an den Türen angebracht werden, die wiederum eine einfache online Registrierung erlauben für all jene, die dieses nicht vorab zu Hause bereits erledigt haben.

Online Ticket Reservierung

Nun haben wir euch bereits einige Gründe für eine Ballwebseite präsentiert, die mit den besonderen Umständen diese Jahr zusammen hingen. Aber auch unter "normalen" Umständen lohnt sich eine Webseite.

Auf der Webseite könnt ihr alle Maturanten kurz vorstellen, sowie das Abendprogramm des Balls. Außerdem können Gäste über die Seite Ticket Anfragen vornehmen, welche einfach von euch in einem passenden System gepflegt werden.

So ist die Zuteilung der Karten und Sitzplätze, sofern diese beschränkt sind, auf faire Art und Weise möglich, indem einfach Reservierungen nach dem Datum und der Uhrzeit des Eingangs priorisiert werden. Außerdem erspart ihr euch einiges an Aufwand, der bei manueller Zuteilung fällig würde.

Fotos

Der Ball ist vorbei, ihr hattet einen traumhaften Abend und könnt es kaum erwarten euch die Bilder der Veranstlatung anzusehen. Die meisten Fotografen bieten den Maturanten die Möglichkeit an alle Fotos in einer online Bildergalerie anzusehen bevor die relevanten Bilder gekauft werden.

Diese Gallerie kann mit wenigen Klicks mit eurer Seite verbunden werden und somit ist eure Seite wieder die zentrale Anlaufstelle vor, während und nach dem Ball. Alleine deshalb ist eine Webseite extrem praktisch für euch und eure Gäste.

Wenn ihr nun Lust bekommen habt eine Webseite für euren Ball zu kreieren, dann meldet euch gerne bei uns. Wir unterstützen euch gemeinsam mit unserem Druckpartner ganz viel bei der Umsetzung.

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