Bei der Maturaballplanung gibt es viele Dinge zu beachten, was die Organisation dieses Events oft besonders schwierig macht. Neben dem Management von Dienstleister und Mitschüler muss sich das Komitee auch noch um rechtliche Belangen kümmern, sowie um Finanzierung, kreative Gestaltung und den Druck der Maturazeitungen.

Wir betreuen Schülerinnen und Schüler seit 2017 bei der Planung ihrer Bälle und haben daher schon Einiges an Erfahrung speziell für diese Eventkategorie gesammelt. Daraus haben wir nun die Top 5 Tipps gefiltert, die - wie wir finden - besonders wichtig zu beachten sind, aber leider auch oft in all dem Trubel übersehen werden.

1. Ballplanung früh genug beginnen

Die meisten Komitees starten mit der Organisation ihres Balls nachdem sie gewählt wurden. Im besten Fall ist dies etwa 12 Monate vor dem Stattfinden des Balls. Häufig wird das Komitee aber auch erst gewählt, man wartet noch den Maturaball des Abschlussjahrgangs ab (z.B. weil man das Konto übernehmen möchte) und verliert dadurch schon viel Zeit, die man für Vorbereitungen nutzen hätte können.

Daher unser klarer Tipp: Je früher ihr anfangen könnt, umso besser. Klar, es gibt gewisse Aufgaben, die erst zu einem bestimmten Zeitpunkt gemacht werden können. Zum Beispiel ist es nicht sinnvoll mit dem Einproben der Mitternachtslage bereits sechs Monate vor dem Ball zu starten. Allerdings gibt es viele "interne" organisatorische Aufgaben, die das Komitee, sobald es geformt ist, bereits angehen kann (Anlegen des Punktesystems, Maturantenverträge, etc.)

2. Maturaball Budgetplan anlegen und verlässlich führen

In den meisten Schulen gibt es eine Person, die für Finanzen und Sponsoring verantwortlich ist. Dieser obliegt es dann auch den Überblick über die Finanzen zu behalten. Was allerdings oft nicht bedacht wird, ist wie nützlich ein gemeinsames Excel-File sein kann in welchem alle Einnahmen und Ausgaben angeführt werden. So behält das Sponsoring-Team zu jeden Zeitpunkt den Überblick über die bereits gesammelten Beträge und wenn es um die Frage nach möglichen Ausgaben gibt, kann man schnell eine Entscheidung treffen.

Übrigens als weiterer kleiner Tipp: Wir raten allen Komitees immer dafür zur sorgen, dass alle Ausgaben mit den Einnahmen durch Sponsoring und Kartenverkäufe gedeckt sind. Dadurch wisst ihr mit Sicherheit, dass alle Einnahmen, die zusätzlich am Ballabend noch zustande kommen garantiert euer Gewinn sind.

3. Angebote vergleichen

Die meisten Komitees wählen ihrer Dienstleister (Fotograf, Bands, etc.) danach aus, wer jemanden kennt oder nach dem Motto "Das war schon immer so". Obwohl wir diesen durchaus österreichischen Ansatz natürlich schätzen, heißt das nicht, dass das erste Angebot, das euch unterbreitet wird, auch automatisch das Beste ist. Viel mehr empfehlen wir, dass ihr einige Angebote von verschiedenen Dienstleister einholt und die Preise vergleicht. Erst wenn ihr 3-4 Angebote pro Dienstleister gesehen habt, habt ihr auch wirklich eine gute Entscheidungsbasis.

4. Schülerinnen und Schüler für die Maturaballplanung einbeziehen

Der nächste Punkte betrifft nun wirklich speziell die Organisation von Maturabällen. In manchen Schulen sind alle Schülerinnen und Schüler total mit an Bord und freuen sich auf den Ball. Dass das auch bedeutet, dass jeder mitanpacken muss ist für sie klar. Für euch klingt das eher nach Wunschkonzert? Das ist nicht weiter verwunderlich. Auch wenn natürlich jeder Schüler und jede Schülerin sich einen tollen Ballabend wünscht, sind doch die Meisten nicht 12 Monate durchwegs motiviert. Als Ballkomitee ist es auch eure Aufgabe die Motivation hoch zu halten.

Wie ihr das schaffen könnt? Ganz einfach: Gebt euren Mitschülern das Gefühl, dass ihr alle in einem Team seid, welches auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Wenn es um Entscheidungen geht, versucht eure Kollegen so gut es geht immer einzubinden oder legt offen dar, warum ihr eine Entscheidung getroffen habt.

Etabliert auch Kanäle über welche ihr eure Mitschüler informieren könnt und wo ein Austausch zum Thema stattfindet. Eine eigene WhatsApp-Gruppe oder ein Teams Channel eignen sich dazu sehr gut.

5. Know what you don't know

Für euch ist die Organisation eines Events mit bis zu 2500 Personen natürlich eine riesengroße Aufgabe, die mit extrem viel Aufwand verbunden ist. Da die meisten so ein Projekt auch zum ersten mal realisieren ist damit meist auch ein relativ großer Recherche-Aufwand verbunden. Um allerdings sicher zu stellen, dass ihr bei heikeln Angelegenheiten, wie z.B. Versicherungen, Steuern und Ehrenschutz auch sicher nichts überseht ist unser großer Tipp lieber 2 x nachzufragen.

Die Dienstleister, mit denen ihr zusammenarbeitet, sind Profis auf ihrem jeweiligen Gebieten und helfen euch gerne weiter. Oft sind sie froh, wenn Wissenslücken frühzeitig erkannt werden und versucht wird, diese zu füllen. So ist da Wahrscheinlich, dass am Ballabend dann alles klappt, um einiges größer.

Abschließend gilt: Es gibt KEINEN EINZIGEN Ball, der perfekt läuft. Ihr werdet während der Ballplanung immer wieder mit Herausforderungen konfrontiert werden und auch der Abend selbst läuft kaum jemals ohne Problemchen ab. Daher ist es das A und O darauf vorbereitet zu sein und ggf. richtig reagieren zu können.

Weitere Postings