Auf der Planungsliste für euren Maturaball stehen sicher eine Menge Dinge: Die Suche von Sponsoren, die Erstellung der Maturazeitung, das Dekokonzept ... An eine Webseite für euren Maturaball denkt ihr wohl nicht gleich als erstes. Dabei hat eine Website für euren Maturaball viele Vorteile. In diesem Blogpost verraten wir euch, wie euch eine Ballwebsite beim Sponsoring helfen kann und warum speziell für die Ballsaison 2022/23 eine Website fast ein Must-Have ist.
Website für euren Maturaball nützlich in der Pandemie
Wir wollen euch den Hauptgrund dafür, warum wir eine Webseite für den Maturaball vor allem dieses Jahr empfehlen nicht vorenthalten. Wie ihr wisst, ist natürlich die Corona-Pandemie ein riesiger Faktor in der Ballplanung dieses Jahr. Jede Woche - und teils sogar täglich - ändern sich die gesetzlichen Bestimmungen für Veranstaltungen und das macht die Planung um ein vielfaches komplizierter.
Hier kann euch der NEWS-Bereich eurer Website unterstützen. Fragen, die euch häufig erreichen, können beantwortet und hier öffentlich zugänglich gemacht werden. So können Interessierte zuerst die Webseite besuchen bevor sie euch mit Fragen bombardieren.
Ihr könnt auch mögliche Fragen der Besucher oder Sponsoren antizipieren und diese bereits in Form von Blogposts oder Updates auf der Seite einbetten. So wissen alle Interessierten immer um den derzeitigen Status der Veranstaltung Bescheid.
Wenn sich also Richtlinien ändern und zum Beispiel nun Sitzplätze zugewiesen werden müssen, kann dies auch ganz einfach über die Webseite kommuniziert und organisiert werden. Ebenso könnt ihr die aktuellen Regeln bezüglich Zutritt (z.B. 2G oder 3G-Regelung) direkt anzeigen lassen.
Platzierung von Sponsoren auf der Maturaball-Website
Noch eine Woche bis zum Ball. Die Dienstleister sind gebucht, die Einlagen sind so gut wie fertig und die Deko steht bereit. Doch plötzlich kommt es zu einem Corona-Cluster im Nachbarort und Veranstaltungen werden untersagt. Ihr habt vielleicht schon davon gehört, dass Veranstaltungen - und darunter auch Bälle - kurzfristig abgesagt werden mussten.
Das ist natürlich unglaublich schade für alle Maturanten. Gleichzeitig tut sich eine wichtige Frage auf: Was ist mit den Sponsoren? Verlangen diese eigentlich ihr Geld zurück? Und falls ja, womit werden dann die bereits entstandenen Kosten gedeckt?
Auch hier kann eine Website Abhilfe schaffen. Baut in eure Sponsoringpakete unbedingt immer Leistungen ein, die sowohl am Ballabend erbracht werden können, als auch Leistungen, die unabhängig von dem Event sind - so schafft ihr nicht nur zusätzliche Sponsoringanreize sondern sichert euch gleichzeitig für einen eventuellen Ausfall eures Maturaballs ab. Auf der Ballwebseite könnt ihr beispielsweise die Logos der Sponsoren teilen oder auch kurze Artikel zu den Unternehmen verfassen.
So bekommen eure Unterstützer trotz Ausfall des Balls eine Mehrwert von euch und ihr müsst euch keine Sorgen machen, dass ihr im Fall der Fälle finanzielle Unterstützung zurücküberweisen müsst.
Registrierung von Besuchern über die Ball-Website
Dies ist mit der größte Faktor, warum sich eine Webseite für die Veranstaltung auf jeden Fall lohnt. Für gewöhnlich muss das Sicherheitspersonal beim Einlass die Karten und das Alter der Gäste überprüfen und dann entsprechend Armbänder ausgeben. Nun kommt aber in der Covid-19-Pandemie ein weiterer Faktor hinzu, der die Aufgaben der Sicherheitsfirmen weiter erschwert und den Einlass verlangsamt: Die Kontrolle der Corona-Tests bzw. Impfpasses.
Aufgrund der 3G-Regel (getestet, geimpft, genesen) müssen nun Antigen/ PCR-Tests erfasst werden bzw. der grüne Pass kontrolliert werden. Da bei einer Missachtung dieser Vorgaben hohe Strafen für euch als Veranstalter drohen, müssen diese Formulare unbedingt genau kontrolliert werden (Datum, Übereinstimmung mit Ausweis). Deshalb braucht diese Überprüfung sehr viel Zeit.
Um zu langes Anstehen vorzubeugen, empfehlen wir daher besonders dieses Jahr eine Registrierung via Webseite vorab. Dort sollten Tests und Impfzertifikate hochgeladen und so vorab überprüft werden können. Dann muss am Eingang nur noch der Name mit der Registrierung abgestimmt werden und ruckzuck ist der Einlass erledigt.
Zusätzlich könnt ihr QR-Codes an den Türen vor dem Eingang anbringen. Das erleichtert wiederum die Online-Registrierung für alle, die sich noch nicht von zu Hause aus über die Website registriert haben.
Online-Ticket-Verkauf auf der Website für euren Maturaball
Wir haben euch nun einige Gründe für eine Ball-Website genannt, die mit den besonderen Umständen dieses Jahr zusammenhängen. Aber auch unter "normalen" Umständen lohn sich eine Website für euren Maturaball.
Ihr könnt eure Website als Erweiterung eurer Maturazeitung betrachten: Ihr könnt euch Maturanten kurz vorstellen, euch bei Ehrengästen und euren Lehrern bedanken und selbstverständlich auch wichtige Informationen wie den Ablauf bekanntgeben. Außerdem könnten Gäste über die Seite Ticket-Anfragen vornehmen und ihr somit euren Kartenverkauf nochmal ordentlich ankurbeln.
Ihr könntet ebenso die Reservierung von Sitzplätzen über die Website erledigen. Wenn ihr die Anzahl der gewünschten Plätze nach dem Prinzip First-Come-First-Serve vergebt, ist die Zuteilung so sehr viel leichter.
Fotos eures Maturaballs
Der Ball ist vorbei, ihr hattet einen traumhaften Abend und könnt es kaum erwarten, euch die Bilder eures Maturaballs anzusehen. Die meisten Fotografen bieten euch Maturanten die Möglichkeit, alle Fotos in einer Online-Bildergalerie anzusehen und zusätzlich Bilder audgedruckt zu bestellen.
Diese Galerie kann mit wenigen Klicks mit eurer Seite verbunden werden und somit ist eure Seite wieder die zentrale Anlaufstelle vor, während und nach dem Ball. Alleine deshalb ist eine Webseite extrem praktisch für euch und eure Gäste.
Wenn ihr nun Lust bekommen habt eine Webseite für euren Ball zu kreieren, dann meldet euch gerne bei uns. Wir unterstützen euch gemeinsam mit unserem Websitepartner ganz viel bei der Umsetzung.
