Geld für den Maturaball aufzutreiben ist gar nicht so leicht. Natürlich ist aber die Organisation eines Balles mit vielen Kosten verbunden, die gedeckt werden müssen. Wir haben in diesem Beitrag einige Tipps für euch zusammen gesucht, sowie Vorlagen für Sponsoringanfragen vorbereitet, die euch auf der Suche nach Ballsponsoring unterstützen sollen.

Gemeinsam ist man stärker

Natürlich trägt das Komitee für gewöhnlich die größte Verantwortung in Bezug auf den finanziellen Erfolg der Veranstaltung. Deshalb steht ihnen auch der Großteil des Gewinns zu. Um nun aber einen Verlust zu verhindern liegt es an allen gemeinsam so viele Sponsoren und Sponsorinnen, wie möglich auf zu treiben.

Dabei solltet ihr unbedingt eure Kontakt spielen lassen. Verwandte, Freunde der Eltern und Bekannte könnten gute Anlaufstellen sein. Erstellt eine Liste auf der ihr möglich Unternehmen auflistet und macht diese für alle zugänglich. Wenn jemand aus eurem Jahrgang einen Kontakt in den jeweiligen Unternehmen hat, sollte auch diese Person anfragen.

Bei der Erstellung dieser Liste kann das Ballkomitee mal den Anfang machen, aber grundsätzlich sollte diese Dokument von allen befüllt werden. Am besten ihr startet mit Unternehmen im direktem Umkreis eurer Schule. Zeitungen (wie bspw. die OÖN) veröffentlichen ab und an auch eine Übersicht über die wichtigsten Unternehmen im Umkreis, die ihr zu Rat ziehen könnt.

Entlohnung für die Sponsorensuche

Natürlich ist mit der Sponsorensuche auch viel Arbeit verbunden. Daher sollten die Schüler und Schülerinnen, die besonders motiviert an die Sache ran gehen dafür entlohnt werden. Dafür müsst ihr entscheiden, ob nur tatsächliche Geldeingänge und somit erfolgreiche Sponsorensuche entlohn wird oder ob ihr eure Mitschüler auch für den Aufwand entlohnen wollt.

Dafür könnt ihr in eurem Punktesystem festlegen, dass beispielsweise 4 Stunden Sponsorensuche oder aber auch 100 € Sponsoring 4 Punkte wert sind. So entlohnt ihr entweder den Zeitaufwand oder das tatsächlich eingelangte Geld.

Sponsorenpakete für den Maturaball schnüren

Toll, ihr seid nun alle an Bord, habt eine Liste angelegt und euch überlegt wer bei welchem Unternehmen anklopfen wird. Damit ihr dort nun aber nicht mit leeren Händen aufkreuzt ist es sinnvoll sich im Vorhinein Sponsorenpakete zu überlegen. Diese könnten zum Beispiel in drei Paket Kategorien eingeteilt werden:

  • Sponsoring Gold
  • Sponsoring Silber
  • Sponsoring Bronze

Die Pakete können (und sollten) natürlich auch zu eurem Motto passen. Wenn euer Motto beispielsweise "Märchen" ist, dann könnte die Pakete zum Beispiel "Paket Cinderella" oder "Paket Schneewittchen" heißen. Zu den jeweiligen Paketen gehören dann verschiedene Leistungen:

  • Logo am Flyer
  • Seite in der Maturazeitung
  • Logo auf der Eintrittskarte
  • Erwähnung in der Rede
  • Post auf Social Media
  • ...

Falls ihr Fragen habt, was angemessen Preise für die jeweiligen Pakete sind bzw. welche Leistungen jeweils dazu gehören solltet, dann kontaktiert uns gerne via E-Mail an hallo@ballbox.at

Alternative Einnahmequellen für den Maturaball

Ihr habt alles versucht, schafft es aber einfach nicht genug Sponsoring für den Maturaball aufzutreiben? Nur nicht verzweifeln! Es gibt auch andere Möglichkeiten, um Geld aufzutreiben.

Hab ihr schon darüber nachgedacht ein Kuchenbuffett während des Elternsprechtags in der Schule zu organisieren? Ihr könntet auch einen Tanzkurs für Interessierte organisieren, um nochmal die Walzer-Schritte vor dem großen Abend aufzufrischen? Welche anderen Fertigkeiten haben eure Mitschüler*innen sonst noch und wie könnte man diese einsetzen, um Einnahmen für den Ball zu generieren?

Viele Schulen unterstützen den Schulball auch intern indem Einnahmen von Aufführungen der Theatergruppe dem Ball zu gute kommen. Habt ihr euch schon erkundigt, ob es solch ein Arrangement bei euch in der Schule vielleicht auch gibt? 

Es lohnt sich außerdem auch bei Unternehmen anstatt eines üblichen Sponsorings anzufragen, ob ihr im Geschäft zum Beispiel aushelfen könnt? Könnt ihr bei der Bestandsaufnahme oder beim Frühjahrsputz helfen? Warum nicht!

Kosten senken

Wenn weniger reinkommt, kann man natürlich auch nur weniger ausgeben. Das wichtigste ist es immer den Überblick über die derzeitige Finanzlage zu behalten, um so schnell genug reagieren zu können, solltet ihr realisieren, dass das Geld an allen Ecken und Enden knapp wird. Daher zahlt es sich aus immer eine Budget-Übersicht up to date zu halten, damit ihr wisst, ob ihr noch schwarze Zahlen schreibt.

Wo aber mit Abstand am meisten Potential für Einsparungen besteht ist bei der Wahl der richtigen Dienstleister, wie Bands, DJs, Fotograf etc. Die meisten Maturanten und Maturantinnen beauftragen einfach den Anbieter, der auch im Vorjahr gebucht wurde oder die Person, die jemand vielleicht persönlich kennt. Zumeist ist dies aber bei weitem nicht die beste Wahl!

Gescheiter ist es tatsächlich mehrere Angebote einzufordern und diese zu vergleichen bevor eine Entscheidung getroffen wird. Wir können es nicht oft genug sagen: Informiert euch, fragt bei den Dienstleister an und lasst euch Angebot schicken. Nur so könnt ihr sicher stellen, dass ihr die richtige Wahl trefft und dass ihr all eure Optionen berücksichtigt habt.

Persönlich nachfragen

Auch dieser Punkt wird häufig vernachlässigt (oder einfach ignoriert😉). Man schreibt eine Mail mit Sponsoringanfrage und betrachtet dann das kontaktierte Unternehmen als erledigt. Tatsächlich landen aber E-Mails, die keine Priorität haben bei den Unternehmen häufig in der Ablage und werden dann nach ein paar Wochen in den Papierkorb verschoben.

Das bedeutet aber bei weitem noch nicht, dass ihr keine Chance bei den Unternehmen auf Unterstützung hab. Sie haben eure Nachricht einfach noch nicht wirklich registriert. Daher liegt dieser Tipp eigentlich auf der Hand: Anrufen und nachfragen oder zumindest eine weitere E-Mail nach ein paar Wochen nachschicken.

Wir wissen, dass viele Schülerinnen und Schüler sich nicht so leicht damit tun bei einer Firma anzurufen. Daher sprecht euch unbedingt unter einander ab, sodass die SchülerInnen für die das kein Problem ist die Aufgabe übernehmen können.

Extra: Sponsorenvorlage für euren Maturaball

Wie schreibt man nun aber einen Brief/ eine Mail an einen potentiellen Sponsor? Was gehört unbedingt rein und wie formuliert man die Anfrage so, dass sie auch wirklich Gehör findet und aus der E-Mailflut heraussticht?

Da wir dieses Thema immer wieder mit unseren Komitees besprechen, haben wir eine Sponsoringvorlage erstellt, die die wichtigsten Eckpunkte beinhaltet und leicht auf euren Ball adaptiert werden kann.

Um die Vorlage für den Vertrag für Sponsoring von uns zu erhalten, schickt uns einfach eine E-Mail mit dem Betreff "Sponsoringvorlage" an hallo@ballbox.at. Im Anschluss schicken wir euch gerne alle nötigen Sponsorenunterlagen.

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