Ein Maturaball ist natürlich eine kostenspielige Angelegenheit. Dienstleister, Deko, Steuern & Verpflegung - da kommen schon einige Kosten zusammen, die gedeckt werden wollen. Die wohl bekannteste Form der Finanzierung für Maturabälle ist das Sponsoring. Wir haben in diesem Beitrag einige Tipps rund um die Sponsorensuche für euch zusammen gesucht, sowie Vorlagen für Sponsoringanfragen vorbereitet, die euch auf der Suche nach Ballsponsoring unterstützen sollen.

Gemeinsame Sponsorensuche

Natürlich trägt das Komitee für gewöhnlich die größte Verantwortung in Bezug auf den finanziellen Erfolg des Maturaballs. Deshalb steht ihm auch der Großteil des Gewinns zu. Um nun aber einen Verlust zu verhindern, liegt es an allen Maturanten gemeinsam so viele Sponsoren wie möglich aufzutreiben.

Dabei solltet ihr unbedingt eure Kontakt spielen lassen. Verwandte, Freunde der Eltern und Bekannte könnten gute Anlaufstellen für potentielle Sponsoren sein. Erstellt eine Liste, in der ihr möglich Unternehmen auflistet und macht diese für alle zugänglich. Wenn jemand aus eurem Jahrgang einen persönlichen Kontakt in den jeweiligen Unternehmen hat, sollte auch diese Person anfragen.

Bei der Erstellung dieser Liste kann das Ballkomitee mal den Anfang machen, aber grundsätzlich sollte dieses Dokument von allen befüllt werden. Am besten ihr startet mit Unternehmen im direktem Umkreis eurer Schule. Zeitungen (wie bspw. die OÖN) veröffentlichen ab und an auch eine Übersicht der wichtigsten Unternehmen im näheren Umkreis. Diese Liste kann ein guter Anfang für euch sein.

Belohnung für die Sponsorensuche

Natürlich ist mit der Sponsorensuche auch viel Arbeit verbunden. Daher sollten die Schüler, die besonders motiviert an die Sache ran gehen dafür entlohnt werden. Dafür müsst ihr entscheiden, ob nur tatsächliche Geldeingänge und somit erfolgreiche Sponsorensuche entlohn wird oder ob ihr eure Mitschüler auch für den bloßen Aufwand (z.B. jeder kontaktierte Sponsor) entlohnen wollt.

Dafür könnt ihr in eurem Punktesystem - sofern ihr so eines als Belohnungssystem nutzt - festlegen, dass beispielsweise 2 Stunden Sponsorensuche oder aber auch 100 € Sponsoring 4 Punkte wert sind. So entlohnt ihr entweder den Aufwand oder den tatsächlichen Erfolg.

Sponsorenpakete für den Maturaball schnüren

Toll - ihr seid nun alle an Bord, habt eine Liste angelegt und euch überlegt, wer bei welchem Unternehmen anklopfen wird. Damit ihr dort nun aber nicht mit leeren Händen aufkreuzt, ist es sinnvoll sich im Vorhinein Sponsorenpakete zu überlegen. Diese könnten zum Beispiel in drei Paket-Kategorien eingeteilt werden:

  • Sponsoring Gold
  • Sponsoring Silber
  • Sponsoring Bronze

Die Pakete können (und sollten) natürlich auch zu eurem Motto passen. Wenn euer Motto beispielsweise "Märchen" ist, dann könnte die Pakete zum Beispiel "Paket Cinderella" oder "Paket Schneewittchen" heißen. Zu den jeweiligen Paketen gehören dann verschiedene Leistungen:

  • Logo am Flyer
  • Seite in der Maturazeitung
  • Logo auf der Eintrittskarte
  • Erwähnung in der Rede
  • Post auf Social Media
  • ...

Falls ihr Fragen habt, was angemessen Preise für die jeweiligen Pakete sind bzw. welche Leistungen jeweils dazu gehören sollten, dann kontaktiert uns gerne via E-Mail an hallo@ballbox.at

Alternative Einnahmequellen für den Maturaball

Ihr habt alles versucht, schafft es aber einfach nicht, genug Sponsoring für den Maturaball aufzutreiben? Nur nicht verzweifeln! Es gibt auch andere Möglichkeiten, um Geld für euren Maturaball einzunehmen.

Hab ihr schon darüber nachgedacht ein Kuchenbuffett während des Elternsprechtags in der Schule zu organisieren? Ihr könntet auch einen Tanzkurs für Interessierte organisieren, um nochmal die Walzer-Schritte vor dem großen Abend aufzufrischen. Alternativ bietet sich auch der Verkauf von selbstgebastelten Adventkränzen und Punsch zur Weihnachtszeit an. Welche anderen Fertigkeiten haben eure Mitschüler sonst noch und wie könnte man diese einsetzen, um Einnahmen für den Ball zu generieren?

Viele Schulen unterstützen den Schulball auch intern indem Einnahmen von Aufführungen der Theatergruppe dem Ball zugutekommen. Habt ihr euch schon erkundigt, ob es solch ein Arrangement bei euch in der Schule vielleicht auch gibt? 

Es lohnt sich außerdem auch bei Unternehmen anstatt eines üblichen Sponsorings anzufragen, ob ihr im Geschäft zum Beispiel aushelfen könnt. Könnt ihr bei der Bestandsaufnahme oder beim Frühjahrsputz helfen? Gegen eine freiwillige Spende für euren Ball ist das sicher eine tolle Möglichkeit, um abseits des klassischen Sponsorings Unterstützer zu gewinnen.

Kosten senken

Wenn weniger reinkommt, kann man natürlich auch nur weniger ausgeben. Das wichtigste ist, immer den Überblick über die derzeitige Finanzlage zu behalten, um so schnell genug reagieren zu können, solltet ihr realisieren, dass das Geld an allen Ecken und Enden knapp wird. Daher zahlt es sich aus eure Budget-Übersicht up-to-date zu halten, damit ihr wisst, ob ihr noch schwarze Zahlen schreibt.

Wo aber mit Abstand am meisten Potential für Einsparungen besteht, ist bei der Wahl der richtigen Dienstleister wie Bands, DJs, Fotograf etc. Die meisten Maturanten beauftragen einfach den Anbieter, der auch im Vorjahr gebucht wurde oder die Person, die jemand vielleicht persönlich kennt. Zumeist ist dies aber bei weitem nicht die beste Wahl!

Klüger ist es tatsächlich mehrere Angebote einzufordern und diese zu vergleichen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Wir können es nicht oft genug sagen: Informiert euch, fragt bei den Dienstleister an und lasst euch Angebot schicken. Nur so könnt ihr sicher stellen, dass ihr die richtige Wahl trefft und dass ihr all eure Optionen berücksichtigt habt. Wenn ihr Unterstützung bei der Dienstleistersuche braucht, helfen wir euch gerne weiter. Schreibt uns einfach an hallo@ballbox.at und wir finden gemeinsam die richtigen Dienstleister für euch.

Persönlich bei Sponsoren nachfragen

Auch dieser Punkt wird häufig vernachlässigt (oder einfach ignoriert😉). Man schreibt eine Mail mit Sponsoringanfrage und betrachtet dann das kontaktierte Unternehmen als erledigt. Tatsächlich landen aber E-Mails, die keine Priorität haben, bei den meisten Unternehmen häufig in der Ablage und werden dann nach ein paar Wochen in den Papierkorb verschoben.

Das bedeutet aber bei weitem noch nicht, dass ihr keine Chance bei den Unternehmen auf Unterstützung hab. Sie haben eure Nachricht einfach noch nicht wirklich registriert. Daher liegt dieser Tipp eigentlich auf der Hand: Anrufen und nachfragen oder zumindest eine weitere E-Mail nach ein paar Wochen nachschicken. Am allerbesten ist die persönliche Nachfrage. Wenn ihr die Möglichkeit habt, eure Sponsoringunterlagen in der Firma persönlich zu hinterlegen, macht das unbedingt!

Extra: Sponsorenvorlage für euren Maturaball

Wie schreibt man nun aber einen Brief/ eine Mail an einen potentiellen Sponsor? Was gehört unbedingt rein und wie formuliert man die Anfrage so, dass sie auch wirklich Gehör findet und aus der E-Mail-Flut heraussticht?

Da wir dieses Thema immer wieder mit unseren Komitees besprechen, haben wir eine Sponsoringvorlage erstellt, die die wichtigsten Eckpunkte beinhaltet und leicht für euren Ball adaptiert werden kann.

Um die Vorlage für das Sponsoring von uns zu erhalten, schickt uns einfach eine E-Mail mit dem Betreff "Sponsoringvorlage" an hallo@ballbox.at. Am besten ihr nennt uns auch gleich eure Schule und euer Balldatum, dann können wir euch individuelle Tipps geben.

Wir freuen uns von euch zu hören!

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